在物流行业操作实践中,“无纸化”办公的现象十分普遍,交易双方经常会通过电子邮件等网络传输方式进行商业往来,下订单、沟通、票据提交、对账等等,都是通过电子邮件来完成。

在物流行业操作实践中,“无纸化”办公的现象十分普遍,交易双方经常会通过电子邮件等网络传输方式进行商业往来,下订单、沟通、票据提交、对账等等,都是通过电子邮件来完成。在出现纠纷后,许多证据都是电子数据,包括电子邮件、qq聊天记录、微信聊天记录等等。有些物流企业或货运代理企业在面对发货人的欠付运费行为,在准备找律师代理起诉时,却发现双方之间仅有的证据全是电子数据,没有一份是纸质书证,在这种情况下,双方之间的法律关系是否成立都有可能难以证明。

法院对于电子数据证据是如何采信的?在仅有电子数据作为证据,而无其他形式的证据作为辅助的情况下,当对方当事人也对此提出异议,法院是否一概不认可这些证据?

本文将先介绍电子数据证据在法律中的认定,再以电子邮件证据为例集中讨论证据的合法性、真实性认定,接着通过案例分析法院对电子数据证据的采信规则,最后为“无纸化”办公的企业提供电子数据证据收集方面的一些建议。

一、电子数据证据在法律中的认定——电子数据证据可以作为独立证据进行质证

2013年新民事诉讼法颁布前,司法实践中对电子数据证据的真伪判断要结合其他证据进行认定,必要时要对人员进行质证。这否定了电子数据是独立的证据,可以单独认定其真实性。

新民事诉讼法第六十三条将“电子数据”作为证据种类之一,意义在于承认电子数据是独立的证据,只要能确定该电子数据具有真实性、合法性、关联性,就可以依据该证据对事实进行认定。

最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释第一百一十六条规定,“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料,适用电子数据的规定。”

从上述法律规定可知,电子数据证据可以作为独立证据进行质证,而不是必须结合其他证据进行认定。企业通常使用的电子邮件、qq聊天、微信聊天、手机短信等等沟通方式,都属于电子数据证据。下面将以电子邮件为例,集中探讨电子邮件证据的合法性、真实性认定,至于关联性认定,由于需要结合具体案件事实及证据内容进行分析,本文将不再展开论述。

二、电子数据证据的合法性、真实性认定——以电子邮件证据为例

(一)电子邮件证据的合法性认定

证据的合法性认定包括取得证据的手段合法、证据的举证形式合法。关于取得手段合法,以非法窃录、非法侵入他人计算机系统、国家机构违反法定程序获取的电子数据证据都是应该排除的。关于举证形式合法,新民事诉讼法中没有对电子数据的举证形式进行规定。实践中,当事人举证电子邮件证据的形式是多样的,常见的电子邮件证据举证的形式有打印件、公证形式、鉴定形式、当庭演示。

1. 电子邮件的打印件

电子邮件的打印件,是指登录邮箱,打开收件箱或发件箱,找到与之联系的目标邮箱,打开邮件,把邮件内容直接打印出来,后按照书证的方法保存固定,按书证进行质证、认定。电子邮件的打印件,并不是原始证据(原件),依据新民诉法“证据必须查证属实,才能作为认定事实的根据”“书证应当提交原件”的规定,电子邮件的打印件不能独立的作为认定事实的根据。

2. 电子邮件的公证形式

电子邮件的公证保全,并不是电子邮件作为证据使用的必备要件,而是经过公证的电子邮件证明力比没有经过公证的电子邮件证明力大。

新民诉法第六十九条规定:“经过法定程序公证证明的法律事实和文书,人民法院应当作为认定事实的根据,但有相反证据足以推翻公证证明的除外。”因此,电子邮件的公证形式一般均会被直接采纳,直接推定其具有真实性,除非存在相反的证据足以推翻该证据。

3. 电子邮件的鉴定形式

电子邮件证据的鉴定通常在电子邮件内容是否完整、真伪不明时才会启动,具有被动性。经过鉴定的电子邮件证据相比其他形式的电子邮件更可靠,证明力更强。

4. 电子邮件的当庭演示

电子邮件的当庭演示,是当事人当庭连接互联网,登录邮箱,打开相关的电子邮件。当庭演示的电子邮件在于方法简便、内容直观明了,证明力大。

5. 网络服务商提供的原始数据

电子邮件的形成要通过网络服务商的传输,发送人、接收人、发送接收到的邮件时间、内容,网络服务商都有原始的数据,因此网络服务商提供的原始数据应该是电子邮件证据的原件。

司法实践中,当事人不需要机械的提供网络服务商的原始数据,只要能证实电子邮件的形成是在正常的工作程序下,没有被入侵修改过,就可以推定该电子邮件是真实的。只有在电子数据真伪不能辨时,才需要网络服务商的原始数据辨别是非。

(二)电子邮件证据的真实性认定

对于电子邮件证据的真实性认定,有两个方面,一是对于邮箱所有人的身份认定,二是对于邮件内容的真实性认定。

1. 邮箱所有人的身份认定

在真实的案例中,经常会出现对于电子邮件的所有人是否就是涉案当事人或涉案当事人的员工代表的争论。这种争论的成功与否将直接决定该份电子邮件证据是否真实以及与案件具有关联性。现实生活中,收费的实名制邮箱,邮箱的所有人在注册时使用的是真实姓名、真实信息,且网络服务商拥有用户的基本资料,因此对于实名制邮箱的所有人是可以通过网络服务商进行核实确认的。本文将主要讨论匿名邮箱的所有人认定,即现在普遍应用的免费邮箱,该如何认定邮箱的所有人身份。

(1)与其他证据结合认定。比如名片,名片上有姓名、所在单位、职位、电话号码、电子邮箱等信息,可以由此认定名片的所有人就是邮箱的所有人。再比如,双方当事人在事前有约定联系方式的(合同中写明邮箱地址),当事人就是约定的邮箱地址的所有人。

(2)结合电子邮件的内容和电子邮箱的使用情况进行认定。在电子邮件的签名档,通常会有电子邮箱所有人的身份信息,有时候邮件内容中也会有邮箱所有人自己填写的身份信息。如果邮件没有表明身份,还可以看邮件内容是否包含特定对象的信息来判断邮箱所有人,例如内容中涉及到身份证号码、房屋所有权证号码、电话号码、联系地址、工作单位及职位等信息,此时就可以根据所谈及的内容是特定唯一的来判断邮箱的所有人。另外,电子邮箱的使用情况,例如涉案当事人曾经在其他网站上使用过该电子邮箱,双方在以往的交易过程中一直使用该邮箱等,都可以证明涉案当事人就是邮箱所有人。

2. 邮件内容的真实性认定

(1)电子邮件的形成是否可靠

包括两个方面的要素,一是电子邮件的形成环境是否安全,二是电子邮件的形成程序是否正常。形成环境是否安全,主要考察形成电子邮件的计算机是否安装防火墙、杀毒软件,是否遭受了黑客的侵入等。形成程序是否正常,主要考察电子邮箱是否常用的邮箱网络服务商提供的,是独立邮箱还是与其他程序绑定在一起。绑定的邮箱电子邮件真实性偏低,例如qq邮箱,因为只要qq号码被盗,就可以通过qq打开qq邮箱,这与新浪邮箱等独立邮箱相比可靠性较低。

(2)电子邮件的传输是否完整

主要考察电子邮件在传输过程中是否被篡改。判断电子邮件的传输是否完整,可以同时登录发送接收邮件的邮箱,分别打开发送件与接收件,对比内容看是否一致,如果是一致的,就说明传输过程完整,如果不一致,就需要向网络服务商寻求帮助,与服务商的原始数据相比较来判断真假。

(3)电子邮件的存储是否可靠

电子邮件的存储介质可以是计算机、u盘、光盘、存储卡等,在存储过程中,要对存储介质进行清洁性检查,保证存储介质是安全可靠的。

(4)电子邮件的真实性推定

在司法实践活动中,考虑到诉讼成本,不可能一一对所有电子数据证据进行鉴定。因此电子邮件的真实性推定就很重要。以下情况下,可以推定电子邮件是真实的:a. 在安全环境下系统正常运行形成的电子邮件是可靠的;b. 当事人提供的不利于自己的电子邮件是可靠的。在使用推定规则后,主张推定事实一方的当事人已完成举证责任,对方当事人提出反驳的,必须提出相反的证据。

三、案例分析——法院对于电子数据证据的采信规则

(一)江苏环球国际货运公司深圳分公司与海通运输公司、深圳市永兴物流有限公司货运代理合同纠纷案(原告因举证不能败诉)

在该案中,原告环球货运公司主张与被告之间成立了货运代理合同关系,但由于原告举证不能,最终未完成举证责任而败诉。

原告举证的用以证明法律关系(即货运代理合同关系)成立的证据,全部是传真件,同时这些传真件上没有被告公司的盖章。原告举证的用以证明原告为被告垫付了相关费用的证据中,关键的证据为电子邮件文本,除此之外没有其他有力证据。

该案的法官在判决中写道:“原告的货物托运单…并无海通运输公司或永兴公司的印章或签名,且货物托运单为复印件,不能证明海通运输公司通过永兴公司委托原告办理涉案货物的运输。…原告提供的电子邮件文本,无法证明发件人和收件人,在被告不确认的情况下,也不予采信。其余传真件没有署名和盖章或者盖章的名称不是海通运输公司和永兴公司,因此均不能证明是由海通运输公司或永兴公司传真给原告的。”“原告主张其与被告海通运输公司之间成立货运代理合同关系,但原告提供的证据不足以证明其主张,海通运输公司也不确认与原告之间存在货运代理关系。原告未完成举证责任…其要求被告海通运输公司承担被代理人的责任,缺乏事实依据,不予支持。”

由此可见,当原告举证的证据全部是复印件(传真件),电子邮件文本无法证明发件人和收件人,而被告也不确认的情况下,法院是不会采信原告的证据的。

(二)上海亚致力物流有限公司青岛分公司与青岛聚合润耀国际贸易有限公司货运代理合同纠纷(原告因举证不能败诉)

在该案中,原告亚致力公司主张与被告聚合润耀公司之间成立了货运代理合同法律关系,原告为此举证如下:

1. qq聊天记录,名为floatingglassalice的qq号于曾向亚致力公司发送了两份信用额度申请表及聚合润耀公司的企业法人营业执照、税务登记证、吴某某的个人账户等资料。原告称该qq号属于被告公司的员工alice。

2. 涉案11票货物业务单证(提单、费用清单及alice费用确认邮件),全部为复印件。

3. 吴某某通过个人账户向原告支付款项的证据。

4. 原告与alice之间的邮件往来。

被告对原告的证据均不予认可,且认为原告所提供的一系列证据都不能证明与被告建立了委托代理合同关系。

一审法院以原告举证不能为由驳回了原告的请求。

在二审中,原告提交了更多证据:

1. 中国移动的电信缴费发票一张,证明alice的中文名字是滕xx,她是被告公司的员工。

2.吴xx名片一张,证明吴xx系金泰事业有限公司的法定代表人,金泰事业有限公司是对方在提单上指定的公司,证明原被告有涉案货运代理业务关系。

3.公证书一份,证明alice滕通过15×××69的qq号码与原告联系,qq备注上显示的159××××2806电话号码与证据一中滕xx的电话号码一致,证明alice滕就是滕xx,其代表被告公司与原告进行涉案业务往来。

二审法院对以上证据,进行如下认定:“…对证据一、证据三真实性予以确认,对证据二的真实性不予确认。证据一可以证明159××××2806号码用户名称为滕xx,证据三可以证明昵称为alice的qq号码备注中显示手机号码为159××××2806。因qq号码存在注册人和实际使用人不一致的情况,qq昵称和qq备注可以随时更改,内容设置具有随意性。所以即便证据一和证据三中的电话号码一致,也不能证明涉案业务发生时此qq号码的使用人为alice或者聚合润耀公司,不能证明alice即为滕xx,更不能证明alice系聚合润耀公司员工代表聚合润耀公司从事涉案业务。聚合润耀公司对此又不予认可。故本院对亚致力公司提供的上述三份证据的证明效力不予采纳。”

最终,二审法院同样认为原告未能证明其与被告建立了货运代理合同关系,驳回了原告的上诉。

从这一个案例可见,当涉案关键证据是电子数据证据时,十分容易被攻击的点在于对方对电子数据信息所有人身份的否认,还有以电子数据信息容易被篡改的特性为由提出证据的不可靠。此时,举证者必须有确切的证据证明其举证的电子数据信息是对方公司所发出,且未被修改,或有其他证据能够辅助证明形成完整证据链,且证据必须具有高度盖然性,排除合理怀疑,如此才能成功完成举证责任。

(三)深圳市吉快物流有限公司与深圳市长帆国际物流有限公司海上、通海水域货运代理合同纠纷(原告完成举证责任胜诉)

原告长帆公司起诉被告吉快公司支付货代费用。在本案中,原告也提交了qq聊天记录作为主要证据来证明双方存在货运代理合同关系。但由于原告能够提交其他证据与qq聊天记录进行相互印证,且对方也自认qq信息的发送人为公司员工,因此法院在缺乏书面货运代理合同的情况下采信了原告的主张。

法院认定如下:“长帆公司提交的qq聊天记录系电子证据,有光盘和打印件,内容完整,反映的操作流程符合目前货运代理实践,且qq聊天记录中在联系涉案运输事宜之初,吉快公司的金某通过qq向长帆公司发送了其营业执照、组织机构代码证、税务登记证、道路运输经营许可证等全套证件的扫描件,而吉快公司在认可其职员金某曾联系长帆公司出口运输事宜的情况下,虽否认该证据的真实性和关联性,但没有提交证据证明该电子证据被修改、删除等,或者他人冒用吉快公司发送其全套证件的扫描件以及金某与长帆公司如何联系等等。…一审法院对长帆公司的qq聊天记录予以采信。…其他证据均与经采信的qq聊天记录等证据相互印证,在吉快公司没有提交任何反驳证据的情况下,一审法院予以采信。”

四、电子数据证据的收集

结合上文,电子数据证据的收集必须考虑到收集而来的电子数据证据必须符合合法性、真实性和关联性。

(一)合法性

最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释第一百零六条规定:对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据,不得作为认定案件事实的根据。

1. 以非法窃录方式取得的电子数据证据应该排除

非法窃录方式,例如在他人的计算机或房间里安装隐藏摄像头,这种方式涉嫌侵犯他人隐私或商业秘密,由此取得的证据应该予以排除。但仅是未经过对方当事人同意,把电子数据交往过程记录下来,则没有侵犯他人的合法权益。

2. 非法侵入他人计算机系统内取得的电子数据证据应该排除

如果对方当事人控制着对自己有利的证据,应该提出证据证明对方有该证据,然后举证责任倒置,由对方承担举证义务,而非通过侵入对方计算机的方式来获取证据。再者,通过侵入计算机方式获取的证据也难以保证其完整性,既然侵入计算机都能实现,那么任意篡改数据更是易如反掌了。

(二)真实性

在收集电子数据证据之前,应先固定计算机设备环境,包括计算机的品牌、型号、操作系统、安装程序、杀毒软件、防火墙等等。计算机系统网络是否安全可靠影响电子数据的真伪。

确认相对人的身份,可以通过让委托当事人与对方当事人用相关电子邮箱、qq、微信等沟通,内容中注意特别表述身份问题,从而确定相对人的身份。

可以通过几名人员一起,分工合作,一个人对提取电子数据证据进行操作,另一个人对整个过程进行录像,从而保证提取证据过程的真实性。

必要时可以通过公证作证据保全,有条件的可以向网络服务商申请调取原始数据,调取的数据可以打印出来,但必须加盖网络服务商的公章。

在法庭上举证时,有条件的,可以采取当庭演示的方式举证。

(三)关联性

提取举示的电子数据证据必须与案件待证事实之间存在客观必然联系,在这一点上,电子数据证据与其他形式证据相比并无实质上的区别。

最后,虽然电子数据证据是独立的证据,只要其符合真实性、合法性、关联性就可以被采纳,但当事人也应注意收集其他证据,与电子数据证据一起证明待证事实,形成完整且有力的证据链,这样才能最终赢得诉讼。